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Caminhos para profissionalização da Gestão em micro e pequenas empresas

Uma dúvida comum a muitos empreendedores nos primeiros anos das suas empresas em especial nas empresas de micro e pequeno porte se refere a como profissionalizar a gestão do seu empreendimento. Com o passar dos primeiros meses e anos de funcionamento o fundador começa a perceber que a presença dele é fundamental para o andamento das operações.

 

A necessidade da presença constante do empreendedor ocorre por duas razões principais, a primeira se relaciona ao próprio porte do empreendimento, dado que quanto menor o negócio mais o próprio fundador é o responsável por diversas atividades como: compras, vendas, acompanhamento das equipes, pagamento de contas e inúmeras outras atividades que integram a rotina de uma empresa. A segunda razão e também muito comum é a falta de treinamento direcionado a equipe de funcionários que normalmente caminha junto com a ausência da formalização por escrito das praticas que devem ser seguidas pela organização para o bom desempenho de suas operações.

 

Em razão desse quadro, o caminho mais viável para o empreendedor conseguir mais tempo para pensar na parte estratégica do negócio (novos produtos e ou serviços, novos canais de distribuição, novas maneiras de comunicação) e consumir menos tempo com as atividades operacionais do dia a dia, é formalizar os processos que regem o seu empreendimento e treinar toda a equipe para conduzir a operação consultando o gestor principal tão somente em casos excepcionais.

 

Na fase de formalização dos procedimentos dois aspectos podem contribuir de maneira importante para o levantamento dos principais processos a serem documentados. O primeiro ponto a ser considerado é uma reflexão por parte do empreendedor e da equipe de funcionários sobre quais são os processos mais importantes do dia a dia do negócio e de como esses processos estão estruturados. Após essa fase de análise e reflexão sobre o dia a dia do empreendimento junto a equipe, o empresário pode se utilizar de ferramentas de apoio para a finalizar a revisão e formalização dos seus processos, utilizando como parâmetros sistemas como ISO 9001, critérios do prêmio nacional da qualidade entre outros sistemas.

 

Com o roteiro em mãos é hora de  partir para o desenvolvimento dos processos da sua empresa por escrito, utilizando nessa fase ferramentas como Manuais de operação, check-lists e pop’s (procedimento operacional padrão). Definindo e documentando assim de maneira completa todos os processos do seu empreendimento.

 

Na fase de capacitação que é um momento fundamental, o objetivo é treinar toda a equipe sobre todos os procedimentos definidos e documentados , mostrando a  importância de cada um dos processos e de cada um dos colaboradores para o bom andamento da operação, para a satisfação dos clientes e consequentemente para o êxito do empreendimento.

 

Já na fase final é fundamental que o empreendedor após a fase de capacitação, acompanhe “in loco” o desenvolvimento das atividades por parte dos colaboradores com o objetivo de identificar oportunidades de melhoria e ainda promova de maneira regular reuniões para conversar com a equipe sobre ações corretivas que eventualmente sejam necessárias. E por fim realizar uma análise crítica buscando definir eventuais mudanças nos processos e partir para redefini-los  e reescrevê-los quando necessário.

 

Por João Paulo Schaeppi

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